Amphora Financieel



Ja, ik wil.

Amphora Financieel vindt de privacy van zijn cliënten van groot belang. Cliënten willen zelf natuurlijk ook zien en ervaren, dat hun privacybelangen zo goed mogelijk worden gewaarborgd. Privacy is aan beide kanten een gedeelde zorg èn verantwoordelijkheid. Het is niet het meest sexy onderwerp, maar het verdient wel een plaats in de spotlights. Waarom? Er komt heel wat op ons af, zowel voor ons als bedrijf, als voor u als cliënt!

Deze blogpost is daarom – om in de termen van de AVG te blijven – ondubbelzinnig:
niet sexy – check (disclaimer: in de AVG wordt nergens het woord sexy gebruikt)
juridisch – check
vol belangrijke info – check

In 2016 is de AVG in werking getreden. Huh? Dat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Bedrijven hebben tot 25 mei 2018 de tijd gekregen om hun bedrijfsvoering daarop af te stemmen. Vanaf die dag wordt door de overheid toezicht gehouden op naleving van de AVG regels, die in Europees verband over de privacy van persoonsgegevens zijn afgesproken.

Wat zijn persoonsgegevens eigenlijk?
Kortgezegd is dat alle informatie die herleidbaar is naar een persoon van vlees en bloed. Bedrijven begeven zich snel op het terrein van de AVG. Namen, adressen, zakelijke telefoonnummers en emailadressen zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens. Amphora Financieel ontvangt bijvoorbeeld administraties om te beheren. Wanneer Amphora Financieel een offerte opstelt, naar een cliënt belt met een zakelijke vraag, een factuur opstuurt, of administratie verwerkt in een boekhoudkundige softwareprogramma, dan begeeft het zich op het terrein van de AVG.

Weet u wat wij precies doen met al uw gegevens? Dat wil de AVG inzichtelijk maken. Wij ook. Om de vraag te beantwoorden, informeren wij u onder meer op deze website over de diverse (AVG) privacymaatregelen, die Amphora Financieel heeft genomen. Dan weet u meteen ook wat wij nooit met uw gegevens (zullen) doen en hoe u korte metten kunt maken met handelingen die uw goedkeuring niet dragen. Deze informatie is overigens ook handig om te weten in relatie tot uw andere zakelijke contacten.

Een belangrijke maatregel is de ondertekening van onze nieuwe toestemmingsformulier. Toestemming is een van de zes wettelijke grondslagen in de AVG om gewone gegevens te mogen verwerken.

We hebben toch al een overeenkomst?
U heeft uiteraard met Amphora Financieel een overeenkomst gesloten om uw administratie te beheren of om uw administratie op correctheid te toetsen of om een aangifte in te dienen bij de Belastingdienst. U geeft daartoe uw administratiemappen mee of stuurt administratieve documenten per post of email naar ons op. Het kan ook zijn dat u in Dropbox een afgeschermde map gebruikt om uw administratie naar ons te uploaden. U geeft ook telkens op ons verzoek toestemming om uw aangifte bij de Belastingdienst in te dienen.

Het meegeven van uw administratie kan als een actieve handeling worden opgevat van uw kant om Amphora Financieel toestemming te geven uw persoonsgegevens te verwerken. Een overeenkomst geeft evenwel onvoldoende inzicht in de term ‘verwerken’. Het is ook niet het doel van zulke overeenkomsten. Wat als onze definitie van ‘verwerken’ verschilt van uw definitie, dat is een valkuil!

Wat betekent verwerken?
Een overeenkomst is op grond van de wet voldoende om uw gegevens te mogen verwerken. Maar, wat is verwerken eigenlijk juridisch gezien? Verwerken is wettelijk niet alleen uw administratiebeheer. Verwerken is bijvoorbeeld ook uw telefoonnummer bij contacten voegen in de werktelefoon. Dat is een acceptabele gang van zaken. Het addertje is dat verwerken ook bijvoorbeeld kan betekenen dat een bedrijf uw gegevens mag doorverkopen aan een ander bedrijf of dat u via de mail ongevraagd allerlei aanbiedingen ontvangt, waar u niet op zit te wachten. (Wellicht overbodig te vermelden maar toch: wij doen dat nooit).

De AVG schrapt het adagium ‘wie zwijgt, stemt toe’.  Een website mag geen vakjes al automatisch hebben aangevinkt (U weet wel, voor de nieuwsbrieven die verkapte reclames zijn)  De AVG eist dat een geldige toestemming verleend wordt voor elk type verwerking. Die toestemming dient in vrijheid te zijn geuit, gericht te zijn op een bepaald doel (een bepaalde gegevensbewerking) en ondubbelzinnig te zijn.

Toestemmingsformulier
Wij vinden een AVG proof toestemmingsformulier veel specifieker qua informatie voor de ondertekenaar. Met een uitgesplitst toestemmingsformulier is het voor u zonneklaar wat het specifieke doel is van elke verwerking. U moet ook heel eenvoudig een gegeven toestemming kunnen intrekken.

Onze cliënten ontvangen binnenkort een toestemmingsformulier om te ondertekenen. Uw toestemming zal uitgesplitst worden naar een viertal duidelijke doelen. Wij vragen bijvoorbeeld apart om toestemming om uw gegevens te gebruiken om u zakelijk contact met u op te nemen met een inhoudelijke vraag over uw administratie. Wij vragen bijvoorbeeld apart om uw persoonsgegevens te mogen gebruiken om u een factuur toe te zenden. Zo ziet u telkens waar uw toestemming voor gegeven is. U kunt voor ieder onderdeel gemakkelijk uw toestemming intrekken. U weet precies waar uw toestemming voor gegeven hebt en Amphora Financieel mag en kan op basis daarvan zijn werk goed doen.  Een mooier ‘huwelijk’ kan niemand zich wensen!

Contact

Amphora Financieel
Zeeruststraat 114
2584 BZ Den Haag

Tel 06-15833403

E-mail info@amphorafinancieel.nl


Vrijblijvende afspraak of prijsopgaaf

Wij hopen ook u als cliënt te ontvangen bij Amphora Financieel. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend en kosteloos eerste gesprek. U hoort dan uitgebreid wat wij in uw specifieke geval kunnen betekenen en wat precies de kosten zijn. Bijna al onze cliënten komen via mond tot mond reclame, daar is Amphora Financieel erg trots op!